Introduction >> Les entreprises sont confrontĂ©es depuis de nombreuses annĂ©es Ă des charges importantes en matiĂšre de consommables. La consommation de papier, par exemple, constitue un vĂ©ritable enjeu pour les professionnels en quĂȘte de solutions moins coĂ»teuses pour tout ce qui relĂšve de la communication client/fournisseur. La dĂ©matĂ©rialisation de la facturation, dĂ©jĂ bien connue des plus grandes entreprises, est sur le point dâĂȘtre imposĂ©e Ă©galement aux PME et TPE. Dans ce contexte, il est essentiel de pouvoir disposer dâoutils simples et efficaces pour aider Ă une meilleure prise de conscience des coĂ»ts engendrĂ©s par le papier. Lâe-calculette est lâun de ces outils.
Pourquoi lâe-calculette des factures ?
Lâe-calculette ou calculette Ă©lectronique est un outil en ligne permettant de mieux comprendre la diffĂ©rence de coĂ»t entre la facturation papier et la facturation Ă©lectronique. Ce nâest un secret pour personne que la facturation papier reprĂ©sente un coĂ»t considĂ©rable que la dĂ©matĂ©rialisation des documents peut contribuer Ă allĂ©ger. Cependant, nombre dâentreprises continuent dâignorer rĂ©ellement les bienfaits Ă©conomiques de la facture numĂ©rique. Câest lĂ quâinterviennent les services de lâe-calculette : grĂące Ă quelques renseignements basiques sur le nombre de factures entrantes et sortantes, une entreprise peut ainsi prendre rĂ©ellement conscience des Ă©conomies susceptibles dâĂȘtre rĂ©alisĂ©es avec lâe-invoicing.
Lâutilisation dâune calculatrice Ă©lectronique est-elle obligatoire ?
Lâutilisation dâune calculatrice Ă©lectronique nâest pas obligatoire pour les entreprises. NĂ©anmoins, elle se rĂ©vĂšle ĂȘtre un outil prĂ©cieux pour les entreprises qui nâont pas encore passĂ© le cap de la transition numĂ©rique et qui souhaitent obtenir des rĂ©ponses concrĂštes quant aux Ă©conomies de consommables rĂ©alisĂ©es avec la facturation Ă©lectronique. Pour les entreprises qui utilisent dĂ©jĂ une solution de dĂ©matĂ©rialisation des documents, lâoutil peut Ă©galement ĂȘtre trĂšs utile Ă titre de comparaison.
La facturation Ă©lectronique (Ă©galement appelĂ©e e-invoicing ou einvoicing) est une forme de facturation Ă©lectronique. Les mĂ©thodes de facturation Ă©lectronique sont utilisĂ©es par les partenaires commerciaux, tels que les clients et leurs fournisseurs, pour prĂ©senter et contrĂŽler les documents transactionnels entre eux et s’assurer que les conditions de leurs accords commerciaux sont respectĂ©es. Ces documents comprennent les factures, les bons de commande, les notes de dĂ©bit, les notes de crĂ©dit, les conditions de paiement, les instructions de paiement et les bordereaux de versement.
La facturation Ă©lectronique comprend un certain nombre de technologies et d’options de saisie diffĂ©rentes et est utilisĂ©e comme terme gĂ©nĂ©rique pour dĂ©crire toute mĂ©thode par laquelle une facture est prĂ©sentĂ©e Ă©lectroniquement Ă un client pour paiement.
Comment se calcule le coĂ»t dâune facturation papier ?
Comme vous pouvez vous en douter, le coĂ»t de traitement dâune facture au format papier dĂ©pend de plusieurs critĂšres. On admet ainsi quâune facture entrante (câest-Ă -dire une facture reçue de vos fournisseurs) coĂ»te approximativement entre 14 et 20 euros. Pour une facture sortante (câest-Ă -dire un document envoyĂ© Ă vos clients), le coĂ»t est gĂ©nĂ©ralement compris entre 5 et 10 euros. Ces estimations peuvent rapidement sâenvoler pour des documents nĂ©cessitant un contrĂŽle trĂšs prĂ©cis dans ce cas, on estime le coĂ»t dâune facture papier aux alentours de 100 euros voire plus.
Le coĂ»t moyen dâune facture papier peut se dĂ©composer comme suit : le traitement courrier (0,90âŹ), la saisie (1,4âŹ), la validation (5,4âŹ), le paiement (2,8âŹ), lâarchivage (1,5âŹ) et la gestion des litiges (1,8âŹ). De fait, lâĂ©quation Ă©conomique peut ĂȘtre trĂšs simple Ă rĂ©aliser : dans la plupart des cas, lâĂ©conomie dâun traitement numĂ©rique des factures peut atteindre entre 50 et 75% (source : entreprises.gouv.fr).
Passer Ă la facturation Ă©lectronique ou e-invoicing
Pour permettre la facturation Ă©lectronique, il doit exister une mĂ©thode de visualisation des transactions, gĂ©nĂ©ralement un systĂšme ERP (Enterprise Resource Planning) ou comptable. Le routage et les rĂšgles doivent ĂȘtre Ă©tablis dans un cahier des charges. Cela implique gĂ©nĂ©ralement des membres de la comptabilitĂ© fournisseurs, de l’informatique et parfois de l’approvisionnement. Une fois que le routage vers le systĂšme est Ă©tabli, des rĂšgles de validation peuvent ĂȘtre mises en place pour rĂ©duire le nombre d’exceptions de factures.
Une validation plus poussĂ©e peut ĂȘtre mise en place pour rejeter automatiquement les erreurs, les factures Ă triple sens, les bons de commande et d’autres documents. La validation peut Ă©galement informer les fournisseurs de l’acceptation ou du rejet de la facture. Une fois la spĂ©cification de la facturation Ă©lectronique finalisĂ©e et les tests terminĂ©s, les fournisseurs de l’entreprise sont connectĂ©s Ă©lectroniquement et le systĂšme de facturation Ă©lectronique est prĂȘt.
Vous connaissez mieux dĂ©sormais lâimportance de la facturation numĂ©rique, et le caractĂšre essentiel dâun outil comme lâe-calculette des factures. GrĂące Ă ce nouveau service gratuit en ligne, vous allez enfin pouvoir dĂ©terminer le diffĂ©rentiel entre le traitement de vos factures au format papier et la dĂ©matĂ©rialisation de vos donnĂ©es clients / fournisseurs.