Introduction >> Les entreprises sont confrontées depuis de nombreuses années à des charges importantes en matière de consommables. La consommation de papier, par exemple, constitue un véritable enjeu pour les professionnels en quête de solutions moins coûteuses pour tout ce qui relève de la communication client/fournisseur. La dématérialisation de la facturation, déjà bien connue des plus grandes entreprises, est sur le point d’être imposée également aux PME et TPE. Dans ce contexte, il est essentiel de pouvoir disposer d’outils simples et efficaces pour aider à une meilleure prise de conscience des coûts engendrés par le papier. L’e-calculette est l’un de ces outils.
Pourquoi l’e-calculette des factures ?
L’e-calculette ou calculette électronique est un outil en ligne permettant de mieux comprendre la différence de coût entre la facturation papier et la facturation électronique. Ce n’est un secret pour personne que la facturation papier représente un coût considérable que la dématérialisation des documents peut contribuer à alléger. Cependant, nombre d’entreprises continuent d’ignorer réellement les bienfaits économiques de la facture numérique. C’est là qu’interviennent les services de l’e-calculette : grâce à quelques renseignements basiques sur le nombre de factures entrantes et sortantes, une entreprise peut ainsi prendre réellement conscience des économies susceptibles d’être réalisées avec l’e-invoicing.
L’utilisation d’une calculatrice électronique est-elle obligatoire ?
L’utilisation d’une calculatrice électronique n’est pas obligatoire pour les entreprises. Néanmoins, elle se révèle être un outil précieux pour les entreprises qui n’ont pas encore passé le cap de la transition numérique et qui souhaitent obtenir des réponses concrètes quant aux économies de consommables réalisées avec la facturation électronique. Pour les entreprises qui utilisent déjà une solution de dématérialisation des documents, l’outil peut également être très utile à titre de comparaison.
La facturation électronique (également appelée e-invoicing ou einvoicing) est une forme de facturation électronique. Les méthodes de facturation électronique sont utilisées par les partenaires commerciaux, tels que les clients et leurs fournisseurs, pour présenter et contrôler les documents transactionnels entre eux et s’assurer que les conditions de leurs accords commerciaux sont respectées. Ces documents comprennent les factures, les bons de commande, les notes de débit, les notes de crédit, les conditions de paiement, les instructions de paiement et les bordereaux de versement.
La facturation électronique comprend un certain nombre de technologies et d’options de saisie différentes et est utilisée comme terme générique pour décrire toute méthode par laquelle une facture est présentée électroniquement à un client pour paiement.
Comment se calcule le coût d’une facturation papier ?
Comme vous pouvez vous en douter, le coût de traitement d’une facture au format papier dépend de plusieurs critères. On admet ainsi qu’une facture entrante (c’est-à-dire une facture reçue de vos fournisseurs) coûte approximativement entre 14 et 20 euros. Pour une facture sortante (c’est-à-dire un document envoyé à vos clients), le coût est généralement compris entre 5 et 10 euros. Ces estimations peuvent rapidement s’envoler pour des documents nécessitant un contrôle très précis dans ce cas, on estime le coût d’une facture papier aux alentours de 100 euros voire plus.
Le coût moyen d’une facture papier peut se décomposer comme suit : le traitement courrier (0,90€), la saisie (1,4€), la validation (5,4€), le paiement (2,8€), l’archivage (1,5€) et la gestion des litiges (1,8€). De fait, l’équation économique peut être très simple à réaliser : dans la plupart des cas, l’économie d’un traitement numérique des factures peut atteindre entre 50 et 75% (source : entreprises.gouv.fr).
Passer à la facturation électronique ou e-invoicing
Pour permettre la facturation électronique, il doit exister une méthode de visualisation des transactions, généralement un système ERP (Enterprise Resource Planning) ou comptable. Le routage et les règles doivent être établis dans un cahier des charges. Cela implique généralement des membres de la comptabilité fournisseurs, de l’informatique et parfois de l’approvisionnement. Une fois que le routage vers le système est établi, des règles de validation peuvent être mises en place pour réduire le nombre d’exceptions de factures.
Une validation plus poussée peut être mise en place pour rejeter automatiquement les erreurs, les factures à triple sens, les bons de commande et d’autres documents. La validation peut également informer les fournisseurs de l’acceptation ou du rejet de la facture. Une fois la spécification de la facturation électronique finalisée et les tests terminés, les fournisseurs de l’entreprise sont connectés électroniquement et le système de facturation électronique est prêt.
Vous connaissez mieux désormais l’importance de la facturation numérique, et le caractère essentiel d’un outil comme l’e-calculette des factures. Grâce à ce nouveau service gratuit en ligne, vous allez enfin pouvoir déterminer le différentiel entre le traitement de vos factures au format papier et la dématérialisation de vos données clients / fournisseurs.
